هنر مدیریت زمان

مهارت یا هنر مدیریت زمان چه هست و چه نیست؟

مدیریت زمان فرآیندی است برای نظم بخشیدن و برنامه ریزی به جهت تعیین چگونگی تقسیم زمان، به منظور انجام فعالیت هایی خاص است. ما با استفاده از یادگیری صحیح مدیریت زمان می توانیم هوشمندانه تر کار کنیم و نه سخت تر! هنر مدیریت زمان

معمولا اکثریت ما فکر می کنیم در طول یک روز زمان کافی برای انجام همه کارها وجود ندارد، از طرفی افرادی را می بینیم که به همه کارهای خود در طول روز می رسند! چطور ممکن است که برخی از افراد کارایی‌شان بیشتر از دیگران است؟

پاسخ این سوال در مدیریت درست زمان نهفته است.

بسیاری از افراد برای مدیریت زمان خود، در پی محاسبه زمان صرف شده برای فعالیت های مختلف هستند به طور مثال:

• زمان صرف شده برای رفت و آمد و صف انتظار
• زمان صرف شده برای دیدن تلویزیون و استفاده از تلفن و فضای مجازی
• زمان صرف شده برای معاشرت با خانواده و دوستان و…

درواقع این افراد به دنبال زمان های تلف شده می گردند و پس از پیدا کردن این زمان ها در جهت استفاده بهینه از آن تلاش می کنند. به عنوان مثال زمانی که در اتوبوس یا مترو هستند مطالعه می کنند و یا هنگام آشپزی کردن پادکست گوش می کنند.

استفاده از زمان های تلف شده یا همان زمان های مُرده کار بسیار خوبی است، اما توجه کنید که همه ی این کارها به افزایش کارایی فرد کمک می کند، ولی الزاما مدیریت زمان فرد را بهبود نمی بخشد.

یعنی چی؟!

با من همراه باش تا بهت بگم. هنر مدیریت زمان

کارایی (efficiency)

کارایی یعنی اینکه؛ ما همان کارهایی را که قبلا انجام می دادیم، حالا با استفاده از منابع کمتر انجام دهیم.

به طور مثال من قبلا برای انجام یک فعالیتی پنج ساعت زمان صرف می کردم اما الان می توانم در طول چهار ساعت همان کار را انجام دهم و یا به طور مثال قبلا کاری را به تنهایی در هفت ساعت تمام می کردم، الان از فرد دیگری کمک می گیرم و همان کار را پنج ساعته انجام می دهم.

این روش ها همان کارایی است.

بنابراین می توان گفت کارایی پیدا کردن راه کارهایی است برای انجام کارهای قبلی در کمترین زمان یا انرژی مصرفی./ هنر مدیریت زمان

اما یک سوال؟!

• آیا واقعا کارهایی که تا الان برای رسیدن به موفقیت‌مان انجام دادیم کارهای درستی بوده؟
• آیا این فعالیت ها برای رسیدن به موفقیت کافی بوده؟
• آیا کارهای منطقی‌ بوده یا اینکه جزو کارهای غیر موثر به شمار می رود؟

اگر موافق هستید بیایید با هم یک تمرین انجام بدهیم تا کارایی را بهتر لمس و درک کنیم:

با کمک هم شروع به بررسی می کنیم تا متوجه بشویم چگونه کارهای روزمره و قبلی خودمان را در زمان کمتری انجام بدهیم.

به طور مثال می توانیم کار پر تکرار در طول روزمان (که برای هر فردی متفاوت است) را پیدا کنیم، حال ممکن است برای یک دانش آموز یادگیری و خواندن درس و تست ها کار پرتکرار باشد

یا ممکن است برای یک کارمند انجام کارهای اداری بخش پرتکرار روزمره‌اش باشد

یا به طور مثال برای یک مادر خانه دار تهیه غذا قسمت پررنگ کارهای روزمره‌اش باشد

سپس با پیدا کردن راه حل هایی، برنامه ریزی و تلاش می کنیم همان کارهای همیشگی را در سرعت و زمان کمتری انجام دهیم و به نتیجه برسانیم.

اثربخشی (effectiveness)

اثربخشی چیست؟

در کنار همه کارهایی که در بالا ذکر شد یک مفهوم مهم دیگری هم به نام اثربخشی وجود دارد.

هر فردی باید بررسی کند که آیا کارهایی که می کند اثربخش نیز هست یا خیر؟

یعنی کاری که می کنیم ما را به هدفی که می خواهیم می رساند یا نه؟

بیایید موضوع را با یک مثال شروع کنیم مثلا فرض کنید که من به خوبی توانستم کارایی‌ام را ارتقا بدهم، از تمام زمان های مُرده‌ام استفاده کنم، و در طول مدت رفت و آمدم با وسیله نقلیه شخصی یا عمومی روزانه نیم ساعت یادگیری خودم را اضافه کنم و شروع کنم یک کتاب جدید را یاد گرفتن و خواندن.

اما وقتی که این کتاب را تمام می کنم و چند تا کتاب دیگر هم می خوانم و بعد گذشت یک سال که کارم تمام می شود وقتی به عقب نگاه می کنم می بینم که کتاب هایی که در آن شرایط خواندم هیچ تاثیری در موفقیت و رشد و توسعه فردی من نداشته است./ هنر مدیریت زمان

به نظر شما آیا افزایش کارایی کمکی به من کرد؟

در اینجاست که دغدغه اثربخشی پُررنگ می شود.

ما خیلی از اوقات از زمان ها به خوبی استفاده می کنیم،

زمان های زیادی را ایجاد می کنیم،

اما حالا که وقت و زمان ایجاد شد، کار هایی که انجام می دهیم کار هایی موثر به حساب نمی آیند.

فکر می کنیم خیلی رشد کردیم اما در مسیر درست خودش قرار نگرفتیم.

در این جا باید موضوع مهم دیگری را بررسی کنیم به نام اثربخشی.

مثلا من می خواهم در کنکور قبول شوم و تمام دغدغه‌ام این است که از زمان بیشترین بهره را ببرم پس در اتوبوس و یا در مدرسه و سرکلاس همزمان با تدریس دبیر چندتا تست حل می کنم و یا خلاصه‌هایم را مرور می کنم. این فعالیت ها شاید به ظاهر کارایی من را افزایش دهد اما آیا اثربخش نیز هست؟ اینکه سرکلاس درس را گوش نمی کنم و تست حل می کنم من را واقعا به هدفم نزدیکتر می کند؟ احتمالا پاسخ نه خواهد بود. بنابراین این کارها با وجود اینکه کارایی ما را بالا می برد اما اثربخش نیست و به همین دلیل در مجموع بهره‌وری ما کاهش می یابد.

و یا به طورمثال فرض کنید می خواهید کسب و کار خودتان را راه بیاندازید و احساس می کنید به شرکت در دوره های مربوط به کسب و کارتان نیاز دارید اما به دلیل نداشتن وقت دوره ها را هنگام رانندگی و در مسیرهای رفت و آمد گوش می کنید تا سرعت عمل‌تان افزایش یابد.

سوال هایی که اینجا مطرح می شود این است که:

آیا شما واقعا به این آموزش ها نیاز داشتید؟ یا اینکه باید برای قدم اول کار دیگری انجام می دادید؟

اگر به این آموزش ها نیاز دارید استفاده از آن هنگام رانندگی می تواند برایتان مفید باشد یا خیر؟

در حقیقت دغدغه انجام بهترین و درست ترین کار برای رسیدن به موفقیت همان اثربخشی است.

موضوع دیگری که باید به آن دقت کنیم این است که ما برای اطمینان از اثربخشی کارمان باید هدف گذاری دقیقی داشته باشیم زیرا بدون داشتن هدف دقیق نمی توانیم مشخص کنیم که آیا کارهایی که می کنیم ما را به هدف‌مان می رساند یا خیر؟

تعیین اهداف

اهرم بسیار قدرتمندی به نام هدف وجود دارد.

تا شما اهداف خود در زندگی، و به طور مشخص اهدافتان در زمینه علمی را تعیین نکنید، به هیچ وجه امکان مدیریت مطلوب زمان خود را نخواهید داشت. وقتی شما هدف ندارید و برایتان مشخص نیست دقیقا می‌ خواهید به کجا برسید، انگیزه کافی برای مدیریت زمان نیز نخواهید داشت.

روزی را فرض کنید که از ساعت 7 صبح تا ساعت 6 بعدازظهر کلاس دارید، روز بعد امتحان میان ‌ترم دارید و ضمنا پروژه درس دیگر خود را نیز باید تحویل دهید. در این صورت مجبور خواهید بود برای استفاده صحیح از وقت خود، برنامه ‌ای دقیق طراحی و اجرا کنید. حتی اگر قبلا هم اهل برنامه‌ ریزی نبوده‌ اید، امروز لیست برنامه‌ های خود را خواهید نوشت و شب، ساعت خود را برای صبح زود کوک خواهید کرد. اما اگر برای فردا هیچ کلاس یا قرار خاصی نداشته باشید، طبیعتا انگیزه کافی برای بیدار شدن هم نخواهید داشت. در این صورت احتمالا حتی ساعت خود را نیز کوک نکرده و بیدارشدن خود را به تقدیر خواهید سپرد!

امیدوارم با این مثال، ضرورت داشتن هدف را در مسیر موفقیت و مدیریت زمان بهتر درک کرده باشید. هدف، همانند یک موتور محرک بسیار قوی است که انگیزه کافی برای تلاش و کوشش و جدیت در استفاده از زمان را در شما ایجاد می ‌کند. پس اساس و پایه بحث ما در مدیریت زمان به انتخاب درست و صحیح اهداف مربوط است.

بهره‌وری

بهره‌وری چیست؟

بهره‌وری مجموعه اثربخشی و کارایی است./ هنر مدیریت زمان

ترکیب مفهوم اثربخشی و کارایی یعنی انجام بهترین کار به بهترین روش!

ما برای موفقیت و رسیدن به مهارت مدیریت زمان به استفاده از هردو اثربخشی و کارایی نیاز داریم.

یعنی ما نیاز داریم که مطمئن شویم آیا کاری که انجام می دهیم اثربخش است؟ واقعا ما را به هدفی که دل‌مان می خواهد می رساند؟

سپس به دنبال راه کارهایی باشیم تا کاری که انجام می دهیم را سریع تر و بهتر و با صرف انرژی کمتر به انجام برسانیم.

باتوجه به مفاهیم بالا می توانیم ارتباط بین اثربخشی، کارایی و بهره‌ وری را اینطور نشان دهیم:

بهره‌ وری= اثربخشی × کارایی

بنابراین بهره‌ وری یعنی بتوان با صرف کمترین میزان منابع بهترین عملکرد را داشت./ هنر مدیریت زمان

در آخر باید گفت مدیریت زمان به هیچ عنوان به معنی کار کردن بیش از اندازه و تلاش دو چندان و صد چندان و حذف خوشی‌ها نیست. به عنوان مثال فرض کنید:

طبق قانون کار، میزان کارکرد قانونی هر نفر در هفته، 44 ساعت است. فرض کنید فردی با انجام 44 ساعت کار به صورت هفتگی، درآمدی معادل 2.000.000 تومان در ماه کسب می‌ کند. به نظر شما اگر فرد B بخواهد 4.000.000 تومان درآمد داشته باشد، باید در هفته 88 ساعت کار کند و برای 8.000.000 تومان حقوق ماهانه، 176 ساعت در هفته؟ اگر قبول دارید که هر هفته 128 ساعت بیشتر ندارد، پس احتمالا کسانی با درآمد 8.000.000 تومان و بیشتر در ماه نخواهیم داشت؟!

همانطور که در مثال من مشخص بود، میزان درآمد ماهانه شما الزاما با میزان تلاش و زحمت شما تناسب ندارد، بلکه این تلاش موثر و مفید شماست که تعیین کننده میزان کارآمدی و اثربخشی شما در جامعه و متعاقبا تولید ثروت شما خواهد بود. پس بیایید یاد بگیریم بهتر، موثرتر و مفیدتر تلاش کنیم.

لطفا درباره هر قسمت از این مطلب نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا با یکدیگر گفتگو کنیم.

با آرزوی موفقیت برای همه شما عزیزان/ هنر مدیریت زمان