ماتریس مدیریت زمان

ماتریس مدیریت زمان

زمان با ارزش ترین منبعی است که ما در اختیار داریم. وقت ما بسیار باارزش تر از پول است. ما می توانیم زندگی خود را به مدت زمانی که در دنیا به ما اختصاص داده شده است توصیف کنیم. زمان یک منبعی است که به هیچ عنوان برگشت پذیر نیست. به همین دلیل ما می خواهیم از زمان خود به درستی استفاده کنیم. مهم ترین وظیفه ما در زندگی این است که بیشترین بهره را از زمانمان ببریم. اگر از زمانی که در اختیارمان قرار گرفته است برای رسیدن به هدف استفاده کنیم، آن زمان برای ما یک طلا بوده است.

زمان سرمایه ایست گران بها:

• وقت کالا و متاع محدود، متناهی و فرار است.
• وقت را نمی توان خرید.
• زمان را نمی توان ذخیره و یا پس انداز کرد.
• زمان قابل افزایش نیست.
• گذر زمان دائمی و اجتناب ناپذیر است.
• زمان زندگی است.

ما نمی توانیم سپری شدن زمان را متوقف کنیم.

یک ساعت از عمر شما، چقدر برایتان ارزش دارد؟

آیا همانقدر که مراقب پولتان هستید، درباره وقتتان نیز دقت می کنید؟

سرمایه محدود عمر، فقط قابل تخمین است: یک انسان با امید زندگی طولانی حداکثر 000/200 ساعت از زمان را به عنوان وقت قابل استفاده در اختیار دارد.

طبق تخمین و برآورد به عمل آمده تنها 30 و یا 40 درصد از توان و پتانسیل افراد در کار آزاد شده است. به عبارت دیگر، طبق محاسبات بیشتر افراد حداقل 60 درصد از زندگی کاریشان را حرام می کنند. بیشتر وقت ها و انرژی ها به هدر می روند چون اهداف روشن، برنامه ریزی، الویت گذاری و دورنگری وجود ندارد.

مدیریت زمان و اوقات شما به معنی مسلط بودن و کنترل کردن زمان و کار شماست به جای آنکه اجازه دهید آنها شما را تحت کنترل خود درآورند.

زندگی به شرطی می تواند کاملا موفقیت آمیز باشد که بر پایه دیدگاهی صحیح از زمان و زندگی بنا نهاده شود ما باید تلاشی هوشمندانه به کار ببریم تا از وقتی که در اختیار داریم جهت دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود سود جوییم.

• از وقت برای کار استفاده کنید چرا که کار بهای موفقیت است.
• از وقت برای تفکر استفاده کنید چرا که تفکر سرچشمه قدرت است.
• از وقت برای تفریح استفاده کنید چرا که تفریح رازجوانی جاودانه است.
• از وقت برای دوستی استفاده کنید چرا که دوستی جاده خوشبختی است.

ماتریس مدیریت زمان

یکی از اصول اساسی مدیریت زمان طبقه بندی و دسته بندی کارهای مختلف است. ما معمولا عادت داریم کارهایمان را پشت سر هم و یا به ترتیبی که برایمان اتفاق می افتد انجام می دهیم اما آدم های موفق کارهایشان را الویت بندی می کنند لذا باید به بحث بسیار مهمی به نام ماتریس مدیریت زمان مراجعه کنیم. ما به وسیله ماتریس مدیریت زمان کارهایمان را دسته بندی می کنیم به دسته های کارهای – مهم و غیر مهم – ضروری و غیر ضروری

نرم افزار RPM به شما کمک می کند که کارهایتان را در چهار دسته مشخص تقسیم کنید:

• کارهای اورژانسی
• کارهایی که مناسب هستند برای تفویض
• فرصت های طلایی
• راهزنان زمان

و هنگامی که به شما آلارم می دهد، در آن لحظه برایتان مشخص خواهد کرد که این کارها الویت اصلی شماست یا از آن دسته کارهایی است که باید آن را حذف کنید تا بتوانید به کارهای ارزشمندتری بپردازید.

بنابراین توجه داشته باشید که برای موفق شدن باید از کارهای غیرمهم و غیرضروری که ما می گوییم راهزنان زمان گذر کنیم تا فرصت برای انجام کارهای طلایی داشته باشیم یعنی کارهای مهمی که هنوز برای ما ضروری نشده است./ ماتریس مدیریت زمان

شناخت سارقین زمان

بخشی از اوقات ما به سرقت می رود و یا در آن تقلب صورت می گیرد و آنچه باقی می ماند به نظر می رسد که به طور نامشخص ناپدید می شود.

هنگامی که کارها آنطور که ما برنامه ریزی کرده ایم و یا انتظار داریم واقع نمی شود اغلب، علت آن است که بر کرات در کارها ایجاد وقفه شده و انقطاع حاصل می گردد. بعضی وقت ها مقصر خودمان هستیم اما در پاره ای از اوقات اطرافیان و مسائل دیگری مشمول این قضیه هستند.

مدیریت زمان موفق تنها زمانی امکان پذیر است که اهداف، روشن و به خوبی تعریف شده باشند و مراقبت ها و بررسی های لازم بعدی جهت دستیابی به اهداف به عمل آید. اهداف، افراد را به مبارزه فرا می خواند و محرک و مشوق فعالیتند. داشتن هدف کمک می کند تا توانایی ها و نیروهای ناخودآگاه را بر روی نقاط حقیقی متمرکز کنید. هدف گذاری پیش شرط لازم و کلید مدیریت زمان موفق است.

قانون پارتو یا قاعده 80، 20

در مقاله اصل پارتو به طور مفصل به بررسی این قانون پرداختیم. این قاعده برای اولین بار توسط اقتصاددان ایتالیایی به نام “ویلفردوپارتو” در قرن نوزدهم مطرح گردید. توسط مطالعات آماری پارتو دریافت که 20% از جمعیت مالک صاحب 80% از ثروت ها هستند. از کل مسائلی که در زندگی با آن دست به گریبان هستیم تنها 20% از مواد دارای اهمیت و ویژگی هستند که اتفاقا 80% از موفقیت ما در گروی این 20% است لذا لازم است که این مسائل را شناسایی کرده و برای آن ها الویت بندی در نظر بگیریم.

هرچه وقتمان را بهتر سازماندهی کنیم بهتر می توانیم از آن جهت دستیابی به اهداف شخصی و شغلی استفاده کنیم. برنامه ریزی به معنی آمادگی جهت تحقق اهداف است.

فایده اصلی برنامه ریزی کار شما آن است که: برنامه ریزی یعنی نجات دادن و ذخیره سازی وقت.

تجربه دنیای تجارت نشان داده است که هرچه تلاش بیشتری صرف برنامه ریزی بکنیم در موقع اجرا و عمل، زمان کمتری مورد نیاز است و در نهایت زمان ذخیره می گردد.

مهم ترین قاعده در برنامه ریزی آن است که کارها را به نوشته درآوریم. برنامه نوشته شده به معنی کاهش بار از روی حافظه شماست. هرچه دقیق تر برنامه ریزی کنید، شانس ها و فرصت های بیشتری به سراغ شما می آید. بنابراین همیشه وظایف و فعالیت ها را لیست کنید. از دست دادن زمان را حساب کنید همانطور که از دست دادن پول را محاسبه می کنید./ ماتریس مدیریت زمان

برنامه زمان شما باید شامل سه دسته شود:

تقریبا 60% برای برنامه ریزی فعالیت ها (برنامه روزانه)

تقریبا 20% برای فعالیت های غیرمنتظره (انقطاع ها، دزدان زمان)

تقریبا 20% برای فعالیت های بی سابقه و فعالیت های اجتماعی (زمان خلاق)

مزایای الویت گذاری

برای اینکه انجام منظم فعالیت‌ های کم‌ فایده را با استفاده‌ ی بهینه از زمان برای دستیابی به اهداف مهم اشتباه نگیریم، معمولاً بر این نکته تاکید می‌ کنند که Task Management (مدیریت وظایف) بخش مهمی از Time Management (مدیریت زمان) است و کسی می‌تواند زمان خود را به خوبی مدیریت کند، که نسبت به اولویت بندی وظایف خود، دقیق و حساس باشد.

• با درجه بندی کارهایتان براساس اهمیت، مطمئن می شوید که:
• ابتدا روی کارهای مهم کار می کنید.
• درصورت لزوم، براساس ضروریت و فوریت روی وظایف کار می کنید.
• در یک زمان، دقیقا بر روی یک کار متمرکز می شوید.
• در برنامه ریزی زمان با کارها به صورت موثرتری برخورد می کنید.

لطفا نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا با یکدیگر گفتگو کنیم.

با آرزوی سلامتی و موفقیت برای شما عزیزان